返信メールがうまく書けない、たった１つの理由
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「返信メールがうまく書けない
たった１つの理由」
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今回はメール接客術
についてお話しします。
当たり前のことですが、
ECサイトとして
返信するメールは
「友達や家族に送るメール」
とは全く種類が違います。
実は、ECサイト求人に
応募する人のほとんどは
友達や家族とのメールによる
コミュニケーションが
得意な人が多い傾向。
なのですが…
そんな彼らへいざ、
お客様への返信メールを
書いてもらおうとすると
手が全く止まってしまう
現象が良く起こるんです。
この現象、私の経験から
ざっくりとした割合をいえば
実に7割以上の人は
手が止まってしまい
サッと返信が書ける様になるまで
それなりの期間を要します。
繰り返しますが、
彼らは文字のやりとりが
苦手なワケではありません。
ではなぜ彼らは、
お客様への返信だと
書けなくなるのだと思いますか？
少しその理由を考えてみてください…
■ビジネスメールのマナーを
守ろうとして身構えてしまうから？
はい。
確かにそれでガチガチになって
文字通り体を固くする人は
確かにいます（笑）
しかし、
返信メールを書けないのは
もっと根源的な理由が原因
だと知っていましたか？
その根源的な理由とは…
「返信する相手のことを
全く知らないから」
なのです。
答えを明かしてしまえば
なんだ、そんな事か！
と言われてしまいそうですが
実はこれ、
意外に深い話なのです。
もしもあなたが今、
返信メールが書けなくて
苦しんでいるとしたら
このメソッドを
理解する事によって
今後はスラスラと
書けるようになるはずです。
それでは、そのメソッド
を見てみましょう！
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◎◎変化を起こすメソッド◎◎
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事実、スラスラと
返信メールを書ける人は…
『相手をかなりリアルに
想像して書いています』
たとえそれが
“会ったことの無い人”
であったとしても、です。
スラスラと返信を書く人は、
相手のことで知っている情報を
自分の中で膨らませます。
『1人の人間の像』
として、
立体的かつリアルに
浮かび上がるまで
イメージを大～きく
膨らませているのです。
そして、膨らませた
イメージの先で…
『メールを読んだ後の
リアクションまでを予想』
しながら書いているのです。
そもそもメールとは
文字通り「手紙」です。
手紙を出すのなら、
送る相手が必ずハッキリ
しているはずですよね？
手紙がそうである様に、
メールの返信においても
相手がハッキリしていないのなら
何を書くべきか分からないのは
当たり前のことなのです。
もしもあなたが今、
楽に返信が書けないとしても、
“決して技術が無いから”
ではなく
“ただ単に相手を想像する
コツが掴めていないだけ”
なので安心してください（^^）
ではここで、相手を想像する
トレーニングをしてみましょう！
ECサイトの場合は、
「注文情報」が
お客様の情報で
得られる最小単位です。
でもそれだけあれば十分に
お客様を想像することができます。
なぜなら
名前や住所、生年月日、
また注文履歴も、相手を
想像しやすい情報だからです。
とにかく無理やりにでも、
これらの情報から
1人の人間を（勝手に）
想像してみてください。
するとどうでしょう？…
途端に返信が
書きやすくなりませんか？
このコツを掴めたら、
次第に些細な情報からでも
イメージを膨らませられる
様になってきます。
どんどん色々な情報で
イメージを膨らませて
みてください！
この様に、特定の人の像を
立体的にイメージする技術は
『ペルソナ設定』
と呼ばれます。
（コピーライティングにも
使われる技術です。）
このペルソナ設定は、
相手に刺さるメッセージを
作りやすくするものなのです。
メールの返信一つを取ってみても、
「友達」と「親」への返信では
使う単語や言葉が変わる様に、
相手に届きやすい言葉は
それぞれに全く違います。
だからこそ特定の人を想定して
刺さるであろう言葉を届けるのです。
仮に一度目のメッセージが
ズレてしまっても大丈夫。
返ってきたリアクションに応じて
今一度イメージに肉付けを行い、
言葉の補正をすれば良いのです。
そうすればきっとあなたの熱意が
相手に届くことでしょう。
次からはその相手への返信は
グーっと楽になるはずですよ！
本日のまとめ
・返信メールが書けないのは
相手のことを良く知らないから！
・ペルソナ設定で、とにかく
相手のイメージを膨らまそう！
・どんな些細な情報でも想像の
材料として活用する。
自由勝手に想像してみよう！
